Personvern handler om å vite hvilke opplysninger som brukes, hvorfor de er nødvendige, og hvilke valg du selv kan ta. Hos Gildanarien ønsker vi å gi deg tydelig informasjon om hvordan personopplysninger behandles når du besøker nettbutikken vår, handler møbler eller tar kontakt med kundeservice.

Denne personvernerklæringen gjelder nettstedet gildanarien.com og tjenester knyttet til bestillinger med levering i hele Norge. Behandlingen av personopplysninger skal følge personvernforordningen (GDPR), slik den gjelder i Norge gjennom personopplysningsloven, samt øvrige relevante norske regler.

1. Når personopplysninger blir en del av handelen

Vi behandler personopplysninger i forbindelse med aktiviteter der informasjon er nødvendig for å tilby nettbutikkens funksjoner eller håndtere en forespørsel fra deg.

Dette kan omfatte situasjoner der du:

• Besøker nettstedet og undersøker møbler eller produktinformasjon.
• Legger produkter i handlekurven og gjennomfører et kjøp.
• Oppgir kontakt- og leveringsopplysninger.
• Kontakter oss med spørsmål om produkter eller bestillinger.
• Ber om kansellering, retur, refusjon eller reklamasjon.
• Velger innstillinger for informasjonskapsler.

Hvilke opplysninger som faktisk behandles, avhenger av hvordan du bruker nettstedet og hvilke funksjoner som er aktive.

2. Opplysningene som er nødvendige for å levere møbler

Når du bestiller varer, trenger vi relevante opplysninger for å identifisere bestillingen, behandle kjøpet og sørge for levering til riktig mottaker.

Dette omfatter normalt navn, leveringsadresse, e-postadresse, telefonnummer, bestilte produkter, ordrenummer og opplysninger om bestillingens status.

Betalingsprosessen kan også innebære behandling av transaksjonsreferanser, betalingsstatus og opplysninger som er nødvendige for refusjoner. Hvilke betalingsopplysninger som behandles direkte av nettbutikken, og hvilke som behandles av betalingsleverandører, avhenger av betalingsløsningen som benyttes.

Ved spørsmål til kundeservice kan vi behandle innholdet i meldingen din og opplysninger som er nødvendige for å undersøke og besvare henvendelsen.

Ved retur eller reklamasjon kan det være nødvendig å behandle informasjon om produktet, den aktuelle feilen, returtransporten og tilbakebetalingen. Bilder eller annen dokumentasjon behandles når dette er relevant for saken.

Vi skal ikke samle inn flere personopplysninger enn det som er nødvendig for de aktuelle formålene.

3. Formålene bestemmer hvordan informasjonen brukes

Personopplysninger kan bare behandles når det finnes et gyldig rettslig grunnlag. Vi vurderer behandlingen ut fra formålet og kravene i artikkel 6 i GDPR.

Gjennomføring av kjøpsavtalen

Opplysninger som er nødvendige for å motta bestillinger, administrere betaling, organisere levering og håndtere avtalebaserte kundehenvendelser, behandles normalt med grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Oppfyllelse av lovpålagte plikter

Enkelte opplysninger kan måtte behandles eller oppbevares for å oppfylle gjeldende krav til regnskapsføring, dokumentasjon eller andre rettslige forpliktelser. Behandlingsgrunnlaget er da GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Berettigede interesser

Der vilkårene er oppfylt, kan GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f være relevant for nødvendig behandling knyttet til eksempelvis sikkerhet, forebygging av misbruk eller håndtering av rettslige krav. Slik behandling forutsetter at interessene vurderes opp mot dine rettigheter og friheter.

Behandling basert på samtykke

Når samtykke er påkrevd, skal det være frivillig, spesifikt, informert og utvetydig. Dette kan blant annet være aktuelt for ikke-nødvendige informasjonskapsler og visse former for elektronisk markedsføring.

Du kan trekke tilbake et samtykke når som helst. Tilbaketrekkingen påvirker ikke lovligheten av behandling som fant sted før samtykket ble trukket tilbake.

4. Informasjonskapsler – du velger selv

Informasjonskapsler, også kalt cookies, er små datafiler som kan lagres på enheten din når du besøker et nettsted. Lignende teknologier kan brukes til å huske valg eller støtte tekniske funksjoner.

Nettbutikken benytter Shopify som e-handelsplattform. Plattformens funksjoner kan innebære bruk av informasjonskapsler og tilsvarende teknologier.

Informasjonskapsler kan ha forskjellige formål:

• Nødvendige informasjonskapsler: Brukes for funksjoner som er nødvendige for at nettstedet skal fungere, eksempelvis handlekurv, sikkerhet og bestillingsprosess.
• Funksjonelle informasjonskapsler: Kan brukes til å huske enkelte brukerinnstillinger og preferanser.
• Analysebaserte informasjonskapsler: Kan benyttes til å undersøke hvordan nettstedet brukes, dersom slike tjenester er aktivert.
• Markedsføringsrelaterte informasjonskapsler: Kan brukes til måling eller tilpasning av annonser dersom relevante verktøy er aktivert.

Det er ikke bekreftet hvilke analyse- eller markedsføringsteknologier som er aktivert på nettstedet. Beskrivelsene ovenfor innebærer derfor ikke at alle disse kategoriene faktisk benyttes.

Samtykke og innstillinger

Nettstedets samtykkeløsning gir deg mulighet til å godta, avvise eller tilpasse bruken av informasjonskapsler.

Informasjonskapsler som krever samtykke etter gjeldende regler, skal ikke aktiveres før gyldig samtykke er gitt. Nødvendige teknologier som er unntatt fra samtykkekravet, kan benyttes uten slikt samtykke.

Du skal kunne endre valgene dine og trekke tilbake samtykke gjennom tilgjengelige personvern- eller informasjonskapselinnstillinger. Du kan også administrere lagrede informasjonskapsler gjennom nettleseren din.

Å avvise ikke-nødvendige informasjonskapsler skal ikke i seg selv hindre deg i å benytte grunnleggende kjøpsfunksjoner som ikke er avhengige av disse teknologiene.

Informasjon som må kontrolleres før publisering: Den faktiske listen over informasjonskapsler, leverandører, formål, lagringstider og plasseringen av funksjonen for å endre samtykke må kontrolleres mot nettstedets aktive Shopify-oppsett.

5. Hvem kan få tilgang til opplysninger?

For å gjennomføre et nettkjøp kan det være nødvendig at opplysninger behandles av ulike tjenesteleverandører. Tilgangen skal begrenses til det som er nødvendig for den aktuelle tjenesten.

Relevante kategorier av mottakere kan omfatte:

• E-handelsplattformen som støtter nettbutikkens drift.
• Betalingsleverandører som håndterer transaksjoner og refusjoner.
• Transport- og logistikkleverandører som utfører levering eller retur.
• Tekniske tjenesteleverandører som er nødvendige for drift og sikkerhet.
• Offentlige myndigheter når utlevering er påkrevd ved lov.

Shopify er bekreftet som nettbutikkplattform. De øvrige konkrete tjenesteleverandørene og deres roller må kontrolleres før de beskrives som faktiske mottakere.

Når en tjenesteleverandør behandler opplysninger på våre vegne, skal behandlingen være underlagt nødvendige avtaler og sikkerhetstiltak etter GDPR. Andre mottakere kan være selvstendige behandlingsansvarlige for sine egne behandlingsaktiviteter.

Personopplysninger skal ikke brukes til nye, uforenlige formål uten et gyldig rettslig grunnlag.

6. Hvor lenge beholdes opplysningene?

Personopplysninger skal ikke oppbevares lenger enn det som er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, med mindre videre oppbevaring er påkrevd eller tillatt etter gjeldende lov.

Opplysninger knyttet til bestillinger og betaling kan være underlagt lovbestemte dokumentasjons- og oppbevaringskrav. Informasjon om kundeservice, returer og reklamasjoner kan måtte oppbevares så lenge det er nødvendig for å håndtere saken eller relevante rettslige krav.

Tekniske opplysninger og informasjon fra informasjonskapsler kan ha andre lagringsperioder, avhengig av deres formål og faktiske konfigurasjon.

Når det ikke lenger finnes et gyldig grunnlag for å beholde personopplysninger, skal de slettes eller anonymiseres på en forsvarlig måte.

Informasjon som må fastsettes før publisering: Konkrete oppbevaringsperioder, eller presise kriterier for å fastsette disse, er ennå ikke bekreftet. Dette må avklares for de relevante kategoriene av personopplysninger for å oppfylle informasjonskravene i GDPR.

7. Sikkerhet og behandling utenfor EØS

Personopplysninger skal beskyttes gjennom tekniske og organisatoriske tiltak som står i forhold til risikoen ved behandlingen. Dette omfatter blant annet behovet for å hindre uautorisert tilgang, tap, endring og ulovlig utlevering.

Ingen digital tjeneste kan garantere absolutt sikkerhet. Behandlingen skal likevel oppfylle kravene til egnet sikkerhet etter GDPR.

Internasjonal behandling av personopplysninger

Norge er en del av Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS). Overføring av personopplysninger til land utenfor EØS kan være underlagt særskilte krav etter GDPR kapittel V.

Vår oppgitte kontaktadresse ligger i USA. Dette betyr ikke i seg selv at alle personopplysninger lagres eller behandles der.

Det er foreløpig ikke bekreftet hvilke internasjonale dataoverføringer som faktisk finner sted gjennom nettbutikken og dens tjenesteleverandører.

Dersom personopplysninger overføres til mottakere utenfor EØS, skal overføringen ha et gyldig grunnlag og nødvendige garantier etter gjeldende regelverk.

Informasjon som må kontrolleres før publisering: Faktiske mottakerland, overføringsgrunnlag og relevante garantier må undersøkes. Dette omfatter også eventuell internasjonal behandling gjennom Shopify og andre tilknyttede tjenester.

8. Dine opplysninger, dine rettigheter

Du har rettigheter etter GDPR som gir deg innsyn i og kontroll over hvordan personopplysningene dine behandles.

Avhengig av situasjonen og de lovbestemte vilkårene kan du:

• Be om innsyn: Få informasjon om hvilke personopplysninger som behandles om deg, og få en kopi av opplysningene.
• Kreve retting: Be om at uriktige opplysninger korrigeres eller ufullstendige opplysninger suppleres.
• Be om sletting: Kreve at opplysninger slettes når vilkårene i GDPR er oppfylt.
• Begrense behandlingen: Be om midlertidig eller annen lovbestemt begrensning av behandlingen.
• Be om dataportabilitet: Motta relevante opplysninger i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format når vilkårene er oppfylt.
• Protestere mot behandling: Gjøre innsigelse mot behandling som bygger på berettigede interesser, eller mot behandling for direkte markedsføring.
• Trekke tilbake samtykke: Avslutte behandling som bygger på ditt samtykke.
• Utøve rettigheter ved automatiserte avgjørelser: Benytte beskyttelsen etter GDPR artikkel 22 når bestemmelsen kommer til anvendelse.

Retten til sletting er ikke absolutt. Enkelte opplysninger kan måtte beholdes for å oppfylle rettslige forpliktelser eller håndtere rettskrav.

Hvis du ønsker å benytte en av rettighetene dine, kan du sende en henvendelse til contact@gildanarien.com.

Hvordan behandles en personvernforespørsel?

Vi skal besvare forespørsler om personvernrettigheter uten ugrunnet opphold og som hovedregel senest innen én måned etter mottak.

Ved særlig kompliserte saker eller mange samtidige forespørsler kan fristen forlenges med inntil to ytterligere måneder når vilkårene i GDPR er oppfylt. Du skal i så fall få informasjon om forlengelsen og begrunnelsen innen den første måneden.

Dersom det er nødvendig for å beskytte opplysningene dine, kan vi be om ytterligere informasjon for å bekrefte identiteten din.

Utøvelse av rettigheter er som hovedregel gratis. GDPR åpner for enkelte unntak ved åpenbart grunnløse eller overdrevne forespørsler.

9. Markedsføring og frivillige valg

Bruk av personopplysninger til markedsføring må ha et gyldig rettslig grunnlag og følge gjeldende regler om elektronisk kommunikasjon og markedsføring.

Det er ikke bekreftet om nettstedet tilbyr nyhetsbrev eller andre former for direkte elektronisk markedsføring. Vi beskriver derfor ikke slike tjenester som aktive funksjoner.

Dersom markedsføringsfunksjoner tas i bruk, skal du få relevant informasjon om behandlingen, og nødvendige samtykker skal innhentes der loven krever det.

Du har rett til når som helst å protestere mot behandling av personopplysninger til direkte markedsføring. Når du gjør dette, skal opplysningene ikke lenger behandles til dette formålet.

10. Ansvar for personopplysninger og kontakt

GDPR krever at du får informasjon om identiteten og kontaktopplysningene til den behandlingsansvarlige, det vil si den som bestemmer formålene med og midlene for behandlingen av personopplysninger.

Den juridiske identiteten til den behandlingsansvarlige for nettstedet er ennå ikke bekreftet. Dette må avklares og oppgis før personvernerklæringen publiseres som endelig.

For spørsmål om personvern og behandling av personopplysninger kan du benytte følgende kontaktinformasjon:

Nettsted: Gildanarien
Nettside: gildanarien.com
E-post: contact@gildanarien.com
Telefon: +1 (216) 574-0136
Kontaktadresse: 3290 Warrensville Center Rd #306, Shaker Heights, OH 44122, United States
Kundeservice: Mandag til fredag, kl. 09.00–18.00.
Leveringsområde: Hele Norge.

Kontaktadressen ovenfor er oppgitt som kontaktinformasjon og er ikke en bekreftelse på hvor personopplysninger lagres eller hvor den behandlingsansvarlige er juridisk etablert.

Ettersom kontaktadressen er utenfor EØS, må det også vurderes om GDPR krever en representant i EØS etter artikkel 27, og eventuelle lovpålagte kontaktopplysninger må i så fall oppgis.

11. Dersom du ønsker å klage

Hvis du mener at personopplysningene dine ikke behandles i samsvar med gjeldende personvernregler, oppfordrer vi deg til å kontakte oss slik at vi kan undersøke saken.

Du har også rett til å klage til Datatilsynet, som er den norske tilsynsmyndigheten for personvern.

Dine rettigheter følger blant annet av GDPR og den norske personopplysningsloven. Denne erklæringen begrenser ikke rettighetene eller klagemulighetene du har etter gjeldende lovgivning.

12. Endringer i personvernerklæringen

Personvernerklæringen kan bli oppdatert dersom nettstedets tjenester, faktiske behandlingsaktiviteter eller relevante lovkrav endres.

Ved vesentlige endringer skal nødvendig informasjon gis på en måte som oppfyller gjeldende personvernregler. Dersom en ny behandling krever samtykke, skal dette innhentes før behandlingen starter.

Den til enhver tid publiserte versjonen skal gi korrekt og oppdatert informasjon om hvordan personopplysninger behandles.